Clube de Andebol Celje Pivovarna Laško

No final de 2003, o Clube de Andebol Celje Pivovarna Lasko concordou em começar a vender bilhetes para os eventos desportivos através de um sistema de bilheteira electrónica. Vejamos mais de perto como estes esforços foram aplicados.

A Eslovénia foi seleccionada para ser o país de acolhimento do Campeonato Europeu de Andebol Masculino para começar no início de 2004. A maioria do investimento foi dedicada à infra-estrutura desportiva em Celje. Um novo e moderno salão desportivo foi construído para o campeonato, incluindo a infra-estrutura de bilheteira electrónica - computadores e redes informáticas, impressoras térmicas de alta velocidade e um sistema de controlo de acesso com sete unidades de controlo. O salão também era para se tornar a nova sede permanente do clube.

A decisão de introduzir um sistema de bilheteira electrónica "in-house" foi explicada pelo presidente de conselho de HC CPL: » A operação estável do sistema da Edição de Desportos Local DRAGON durante os preparativos para o campeonato de primavera assegurou-nos da sua durabilidade, qualidade, capacidade e flexibilidade. A garantia adicional foi fornecida pela atitude profissional da equipa DRAGON, com a qual apoiaram o bom funcionamento do sistema. Nós queríamos ter um sistema eficiente e transparente de bilheteira que fosse satisfazer, tanto quanto possível, os padrões de todos os grandes clubes de andebol da Europa, e como tal, satisfazer as exigências do clube, patrocinadores, convidados VIP, parceiros comerciais, fãs nacionais e estrangeiros, e por último mas não menos importante, o mercado e outros serviços de inspecção que supervisionam anualmente as nossas operações de negócios. Além disso, o objectivo era também para aumentar o interesse e a venda de bilhetes para os jogos do nosso clube para além das fronteiras locais, em todas as regiões da Eslovénia, e além.«

Antes de actualizar para o sistema de bilheteira electrónica "in-house", o clube tinha estado a tratar a sua venda de bilhetes de maneira antiquada - utilizando recibos pré-impressos. A pré-venda foi fisicamente limitada às instalações do clube; duas bilheteiras adicionais abertas em dias de jogo. A pré-venda de bilhetes foi extremamente baixa, e realmente limitada apenas para os VIPs, patrocinadores e formulários de pedidos por empresas diferentes.

Comprar bilhetes só foi possível nas bilheteiras do clube. Estabelecer uma rede de distribuição teria sido logística e administrativamente complexo demais para o clube gerir tudo sozinho. Frequentes artigos de jornal apresentaram fotografias de fãs descontentes em longas filas na véspera de abertura das bilheteiras, onde a atmosfera tensa, por vezes, até criou distúrbios que necessitaram de intervenção policial. Essas circunstâncias desagradáveis criaram as condições ideais para o surgimento de um mercado negro, onde os bilhetes para os jogos da liga Europeia foram vendidos, por várias vezes, a um preço superior ao seu custo marcado.

» Durante a temporada, os jogos mais atraentes sempre foram todos vendidos, pois a cidade de Celje sempre foi conhecida por seu público fanático de andebol. Além disso, o nosso antigo salão desportivo continha muito menos lugares do que o novo. Na verdade, ficamos muito satisfeitos com a situação no nosso clube, e não sentimos a necessidade de fazer quaisquer alterações. A maioria do orçamento do clube estava preso ao dinheiro dos patrocinadores, por isso, não concentramos a nossa atenção na venda de bilhetes. Não poderíamos ter esperado uma maior afluência de receitas de qualquer forma, considerando a capacidade do antigo salão, todas as nossas obrigações para com os patrocinadores, convidados, etc., e finalmente, o interesse do público em geral, em andebol.« explicou o ex-presidente do clube, o Sr. Vlado Privšek.

» No entanto, a situação é completamente diferente hoje, com o clube tendo feito progresso no sentido dos altos padrões do andebol Europeu. Significa jogar com as melhores equipas Europeias, o que gera uma grande publicidade e interesse público. Além disso, o novo salão pode acomodar mais de 6.000 espectadores. Vimos nesse novo ambiente uma excelente oportunidade para também avançar na área de venda de bilhetes.«

HC CPL assinou o contrato em Novembro de 2003; em relação às várias opções para a introdução do Sistema Local DRAGON, a gestão do clube chegou a acordo sobre uma mudança abrangente passo-a-passo. O plano foi uma rotina, operação completa de bilheteira "in-house", ligada ao sistema de controlo de acesso até ao final da temporada de 2003/04. A solução era para ser lentamente actualizada com módulos para a venda de bilhetes de temporada, marketing directo, vendas via Internet e através da rede de distribuição Mojekarte. Dado que o clube (algo inesperado) venceu a Liga dos Campeões em 2004, as coisas começaram a se mover muito mais rapidamente do que alguém tinha planeado.

INTRODUÇÃO E UTILIZAÇÃO DA BILHETEIRA DRAGON

Apresentar os funcionários ao novo sistema, e a sua formação associada, demonstrou um grande desafio organizacional, como é frequentemente o caso quando os hábitos enraizados de longa duração e procedimentos precisam de ser alterados. No entanto, todos os elementos acabaram bem a nosso favor - a informação e equipamento de telecomunicações foram bem concebidos e trabalhados de forma estável e, além disso, o pessoal administrativo do clube beneficiou da sua experiência no EURO 2004 e foram bem treinados sobre o módulo de bilheteira. A nossa equipa forneceu várias opções para o plano de assentos do salão, diferentes bases de dados, etc. O alto nível de motivação dos funcionários, gerado pela liderança do clube, também contribuiu para o êxito do lançamento.

O processo de formação teve início na forma típica. Primeiro, a base de dados do registo foi preenchida em colaboração com o cliente; as informações anteriormente mantidas em arquivos diferentes foram transferidas para o sistema (por exemplo, a lista de titulares de bilhete de temporada). Então, criamos o bilhete, recibo e formulários de relatório padrão. As possibilidades funcionais do sistema foram representadas através de diferentes casos de utilização e avaliadas do ponto de vista des práticas de negócios habituais do clube. Verificamos em conjunto que possibilidades funcionais seriam mais relevantes para as operações do clube, e quando e como usá-las. O período de preparação durou apenas alguns dias, no dia 16 de Dezembro de 2003, os primeiros bilhetes processados através da Bilheteira SI foram vendidos para as rodadas de Outono da Liga dos Campeões HC CPL: ADEMAR LEON.

Cada bilhete electrónico continha, além de outros dados, um código de barras único, que permitia a passagem através das unidades de controlo de acesso Kaba. Os leitores liam os códigos de barras a uma distância de 10-15 cm, enquanto o sistema de verificação em tempo real do tipo e da validade do bilhete, registava a entrada no sistema.

Por apenas um breve período inicial, os visitantes precisaram de ajuda para registar os seus bilhetes, mas muito em breve, esse problema seria totalmente resolvido. Em 15 de Fevereiro de 2004, dois meses após a introdução do sistema, um número recorde de entradas registadas foi alcançado: entre as 16:00 e as 17:00 horas, 3.637 espectadores entraram no salão para assistir a uma competição entre HC e German TBV Lemgo. Este ritmo traduz para mais de um visitante por segundo, que é um excelente exemplo da operação excepcional de alta velocidade do sistema de controlo de acesso.

CPL HC avançou de forma constante para a fase final da Liga dos Campeões, a gerência do clube decidiu aproveitar o interesse dos fãs vastamente renovado - eles começaram a pré-venda dos bilhetes de temporada muito mais cedo que o habitual. A vantagem adicional oferecida pela pré-venda, que começou no início da primavera, era que os compradores tinham direito a comprar bilhetes, ao mesmo tempo para o torneio final da Liga dos Campeões. Enquanto isso, o clube decidiu actualizar o desenho do seu bilhete - os bilhetes foram criados num formato padrão de cartão de crédito com impressão colorida em plástico. A responsabilidade total por essa tarefa foi assumida pela equipa DRAGON, completamente equipada com as melhores impressoras e o nosso próprio software, apoiando o controlo total sobre o processo de impressão de bilhetes e fornecendo cada bilhete processado pelo sistema com um código de barras único compatível com a solução de Controlo de Acesso DRAGON. As impressoras que usamos operam com tecnologia especial de sublimação de cor, que garante um produto de alta qualidade, resistente a manchas. Esta durabilidade de impressão é extremamente importante se os titulares de bilhetes decidirem manter o mesmo assento por mais de uma temporada. O procedimento para a renovação de bilhetes de temporada é muito simples; o titular do assento apenas lê o código de barras do bilhete. Tudo o resto é tratado pela solução da Edição de Desportos Local DRAGON - reservar um assento para toda a temporada no plano de assento electrónico prolonga a validade do código de barras no sistema de controlo de acesso, impressão de recibos, actualização da base de dados de marketing, etc.

Parabéns para HC CPL por concluir a sua temporada de 2003/04 como vencedores da Liga dos Campeões! Estamos muito felizes de lhe informar que, como consequência, a temporada de 2004/05 foi caracterizada por "euforia de handebol" desenfreada. Os bilhetes para os jogos internacionais disputados em Celje, tornou-se o mais procurado "prémio" entre os fãs de desportos Eslovenos. Este renascimento do interesse público convenceu a gestão do clube a oferecer bilhetes via pré-venda organizada através de 300 vendedores da rede de distribuição Mojekarte, bem como vendas na Internet em www.mojekarte.si. Para se preparar para essa explosão no interesse dos fãs, antes da temporada de 2004/05, a nossa equipa DRAGON realizou uma formação adicional do pessoal, com especial ênfase na gestão do sistema de vendas de rede de distribuição, utilização das funções de troca de vales, e controle em tempo real e online das vendas de rede de distribuição. Juntamente com o cliente, seleccionamos o conteúdo e o desenho do vale.

O controlo de acesso automático para os visitantes do Salão Zlatorog funcionou exactamente como esperado, e isto validou os benefícios antecipados da capacidade de impressão@casa. A solução suporta a impressão de bilhetes físicos plenamente válidos na impressora do usuário, independentemente de o indivíduo comprar via Internet ou numa das bilheteiras. Como os bilhetes são identificados por códigos de barras únicos, a entrada através das unidades de controlo de acesso é possível apenas uma vez para cada bilhete único; todos os outros (duplicados) são negados pelo sistema nos portões. Os desenhos dos bilhetes para o mesmo jogo podem variar, depende da localização e método de compra, sugerindo a necessidade de formar pessoal de segurança para evitar possíveis confusões. No entanto, a única informação que realmente importa é captada pelo leitor, que irá sinalizar a validade do código de barras. A solução impressão@casa é extremamente eficiente e simples de utilizar, no entanto, a possibilidade de confusão ou mesmo desconfiança poderia significar que o ambiente Esloveno não estava completamente pronto para isso. Esta foi a razão que, em conjunto com o cliente, foi preferido operar um sistema de troca de vales - os compradores recebem vales que deverão ser trocados pelo bilhete "real" nas bilheteiras dos organizadores. O procedimento é bastante simples: o caixa simplesmente lê o código de barras do vale e o sistema imprime o bilhete automaticamente. Pode surgir um argumento em que os compradores devem pagar uma segunda visita à bilheteira do organizador; no entanto, é virtualmente o mesmo que ter os bilhetes no bolso, pois os vales podem ser resgatados até o evento começar, ou mais tarde. E quando chegam os maiores eventos da temporada, a verdade é que as pessoas realmente não se importam se têm vales ou bilhetes nas suas mãos - apenas se têm um assento.

No início, o clube manifestou algum grau de hesitação para lançar um novo sistema de pré-venda, temendo a possibilidade de distribuição desigual. Portanto, a gestão concordou em lançar apenas uma determinada quota para o público em geral. Após os primeiros jogos internacionais terem sido jogados, a decisão de quotas foi considerada inviável e sem objectivo, portanto, a administração optou por realizar as suas reservas obrigatórias (convidados, patrocinadores, etc.) e o lançamento de todos os restantes lugares de pré-venda. (No entanto, o sistema dinâmico poderia ter possibilitado, a qualquer momento, a diminuição ou aumento da quota disponível no mercado livre.) A decisão revista pela Gestão teve um efeito imediato, pois o número de bilhetes de pré-venda aumentou de forma constante de jogo para jogo.

Antes da temporada de 2005/2006, a gestão do clube obteve três leitores manuais para controlar o acesso a todos os visitantes que não entravam no salão através dos portões principais (convidados, VIPs, etc.) A solução do programa suporta a transferência de todos os bilhetes electrónicos de "classificações especiais" no leitor. Os leitores são utilizados pelo pessoal de segurança, cuja missão é verificar e registar qualquer visitante que entrar no salão a partir de outro lugar excepto das principais unidades de controlo de acesso. Esse controlo de segurança tem um duplo propósito: colecciona um histórico de dados em separado sobre a venda de bilhetes de classificação especial e utilização, e impede que os bilhetes sejam utilizados mais de uma vez.

O aspecto quantitativo da funcionalidade da venda de bilhetes suportada pela solução da Edição de Desportos Local DRAGON pode ser ilustrada pelos números seguintes, válida para o período de Dezembro de 2003 até o final da temporada de 2005/06: 16.904 operações de venda, ou 167.937 bilhetes registados para eventos em separado, e 3.637 bilhetes de temporada. O sistema de controlo de acesso automático registou 50.429 passagens através das unidades de controlo.
O aspecto qualitativo pode ser positivamente confirmado pelo facto que, durante todo o período de operação do sistema, nem um erro crítico ocorreu, e as poucas anomalias presentes foram atribuídas a acções humanas específicas e independentes (por exemplo, intercâmbio de unidades de controlo entre os organizadores, e movendo-as para locais diferentes).

RESUMO

Hoje, a HC CPL está a usar o sistema de bilheteira electrónica mais organizado e completo na Eslovénia. O Sr. Andrej Šušteršic descreve a sua experiência com o sistema DRAGON: A introdução da bilheteira electrónica foi justificada, tanto do ponto de vista económico e organizacional, quase de imediato. Nós não podemos estar absolutamente certos que o aumento da venda de bilhetes seja puramente um resultado da utilização do sistema, mas o facto é que o nosso parque de estacionamento está cheio de veículos de toda a Eslovénia, que é definitivamente um resultado de pré-venda bem organizada através da rede de distribuição e www.mojekarte.si. A transparência do sistema é inequívoca. Nós sabemos, a qualquer momento, quantos bilhetes foram vendidos, onde foram vendidos, quanto dinheiro ganhamos, quantos bilhetes disponíveis foram lançados, quantos assentos estão reservados, etc. Os procedimentos são muito simplificados, os relatórios podem ser feitos imediatamente após o evento terminar, o número de telefonemas é radicalmente reduzido, e o nosso pessoal administrativo está agora sob menos pressão.
Admitimos que estávamos muito cépticos no início, mas agora podemos dizer que usar este sistema não tem praticamente nenhum lado mau, por outro lado, há muitos lados bons transparentes e facilmente mensuráveis. Também aprecio muito a importância da experiência da equipa DRAGON, que nos sustenta ao longo do ano com actualizações de software e apoio para nos ajudar a oferecer um serviço ainda melhor aos nossos fãs e outros visitantes.« A secretária do clube, a Sra. Sasa Lesek, acrescenta: » Antes de começarmos a utilizar o sistema, não havia tantas coisas para manter em mente, apenas a impressão do bilhete. É muito mais fácil agora, pois a única preocupação que temos é ter papel em estoque enquanto que os bilhetes são impressos aqui nas instalações do clube. Alterar a redacção dos bilhetes, ou adicionar um novo logótipo, leva apenas alguns minutos. Com o nosso sistema antigo, havia também mais papelada administrativa, pois toda a informação era escrita à mão e armazenada manualmente. Agora, tudo é manipulado facilmente pelo sistema DRAGON, com relatórios disponíveis em qualquer momento que desejarmos. Estamos também muito satisfeitos com o sucesso da nossa pré-venda. Isto tem reduzido consideravelmente o nosso volume de trabalho, e também os custos! - É uma ocorrência muito comum, agora que as bilheterias não precisam mesmo de serem abertas nos dias dos jogos, uma vez que cada bilhete já foi adquirido via pré-venda!«