Celje Pivovarna Laško Handball Club

A finales de 2003, el Club de Balonmano de Celje Pivovarna Laško acordó empezar a vender los tickes para sus eventos deportivos a través de un sistema de venta de tickes electrónicos. Echemos un vistazo a cómo este proyecto se puso en marcha.

Eslovenia fue elegida para ser el país anfitrión para el Campeonato Europeo Masculino de Balonmano a principios de 2004. La mayoría de la inversión se dedicó a la infraestructura deportiva en Celje. Se construyó un nuevo y moderno pabellón deportivo para el campeonato, incluyendo la infraestructura para la venta de tickes electrónicos - ordenadores y redes informáticas, impresoras térmicas de alta velocidad y un sistema de control de acceso con siete unidades de control. El pabellón se convirtió también en la nueva sede permanente del club.

La decisión de introducir un sistema interno de venta de tickes electrónico fue explicada por el presidente de la junta de HC CPL: »El funcionamiento estable del sistema DRAGON Venue Sports Edition durante los preparativos del campeonato de primavera nos aseguró su durabilidad, calidad, capacidad y flexibilidad. La garantía adicional fue proporcionada por la actitud profesional del equipo de DRAGON, lo que apoyó el buen funcionamiento del sistema. Queríamos tener un sistema eficiente y transparente de venta de tickes, que cumpliera en la medida de lo posible las normas de todos los clubes de balonmano más importantes de Europa y que se ajustara a las exigencias del club, los patrocinadores, los invitados especiales, los socios comerciales, los aficionados nacionales y extranjeros, y por último, pero no menos importante, al mercado y a las inspecciones de las demás autoridades que supervisan nuestras operaciones de negocio anualmente. Además, el objetivo también era aumentar el interés y la venta de tickes para los partidos de nuestro club más allá de las fronteras locales, en todas las regiones de Eslovenia y más allá.«

Antes de actualizar los sistemas internos de venta de tickes electrónicos, el club había estado manejando sus ventas de tickes de forma tradicional - usando rodillos preimpresos de recibos. La preventa fue físicamente limitada a las instalaciones del club, se abrieron dos taquillas más en los días del partido. La preventa de tickes fue muy baja y estaba limitada sólo para VIPs, patrocinadores y formularios de pedido de varias empresas.

La compra de tickes fue posible solo en las taquillas del club. Estableciendo una red de distribución que fue demasiado compleja logística y organizativamente para que el club la pudiera gestionar por si mismo. Frecuentes artículos en los periódicos mostraron fotos de aficionados descontentos haciendo largas colas de pie en la víspera de la venta de tickes, donde el ambiente de tensión creó disturbios ocasionales que requirieron de la presencia policial. Estas desagradables circunstancias formaron las condiciones ideales para el surgimiento de un mercado negro, donde los tickes para los partidos de la Euroliga se vendieron a un coste mucho más alto que su precio en el mercado.

»Durante la temporada los partidos más atractivos se vendieron por completo, la ciudad de Celje siempre ha sido conocida por su público fanático del balonmano. Además, nuestro viejo pabellón deportivo contiene una cantidad de localidades mucho menor que la nueva. En realidad estábamos muy satisfechos con la situación de nuestro club y no sentíamos la necesidad de realizar ningún cambio. La mayor parte del presupuesto del club fue comprometido al dinero de los patrocinadores, por eso no pusimos nuestra atención en la venta de tickes. No podríamos haber esperado una mayor afluencia de ingresos de todos modos, teniendo en cuenta la capacidad del viejo pabellón; todas nuestras obligaciones fueron para los patrocinadores, invitados, etc., y finalmente, el interés general del público en el balonmano.« explicaciones del ex presidente del club, Sr. Vlado Privšek.

»Sin embargo, la situación es completamente diferente hoy en día, con el club haciendo progresos hacia los niveles más altos del balonmano Europeo. Esto significa que jugar contra los mejores equipos Europeos genera una gran publicidad y el interés del público en general. Además, el nuevo pabellón tiene capacidad para más de 6.000 espectadores. Vimos en este nuevo entorno una oportunidad de oro para mejorar también en el ámbito de la venta de tickes.«

HC CPL firmó el contrato en noviembre de 2003; en lo que respecta a las diversas opciones para la introducción del sistema de DRAGON Venue, la gestión del club estuvo de acuerdo en un proceso gradual, paso a paso. El plan era una operación de rutina, pleno funcionamiento de la venta de tickes a nivel interno, conectado al sistema de control de acceso para el final de la temporada 2003/04. La solución fue actualizada poco a poco con módulos para venta de tickes de temporada, marketing directo, ventas por Internet y ventas a través de la red de distribución Mojekarte. Dado que el club (algo inesperado) ganó la Liga de Campeones en 2004, las cosas habían comenzado a moverse mucho más rápidamente de lo que se había previsto.

DRAGON TICKETING INTRODUCCIÓN Y USO

Introducir al personal en el nuevo sistema y su formación asociada, supuso un reto organizativo considerable, ya que es muy habitual cuando los hábitos están largamente arraigados y los procedimientos deben cambiarse. Sin embargo, todos los elementos giraron a nuestro favor - la información y el equipamiento de telecomunicaciones estaban bien diseñados y trabajaron de forma estable; además el personal administrativo del club se benefició de su experiencia en la EURO 2004 y se les capacitó plenamente en el uso del modulo de taquilla. Nuestro equipo proporcionó diversas opciones para el plan de localidades del pabellón, diferentes bases de datos, etc. Sin duda alguna, el alto nivel de motivación del personal, engendrado por el liderazgo del club, también contribuyó al éxito del lanzamiento.

El proceso de formación se inició de la forma típica. En primer lugar, la base de datos de registro fue popularizada en cooperación con el cliente; la información mantenida anteriormente en diferentes archivos se transfirió al sistema (por ejemplo, la lista de abonados de temporada). Luego creamos los tickes, recibos y formularios de informe estándarizados. Las posibilidades funcionales del sistema fueron representadas a través de diferentes casos de uso y evaluadas desde el punto de vista de las prácticas comerciales habituales del club. Verificamos conjuntamente cuál de las posibilidades funcionales fueron las más relevantes para las actividades del club y cuándo y cómo usarlas. El período de preparación duró sólo unos pocos días; el 16 de diciembre de 2003 los primeros tickes procesados por SI Ticketing se vendieron para las rondas de otoño de la Liga de Campeones, HC CPL: ADEMAR LEON.

Cada ticke electrónico contuvo, además de otros datos, un código de barras único que permitió el paso por las unidades de control de acceso Kaba. Los escáneres leyeron los códigos de barras desde una distancia de 10-15 cm, mientras sistema revisó en tiempo real el tipo y la validez del ticke, y registró la entrada en el sistema.

Por un breve período inicial, los visitantes necesitaron un poco de ayuda con el registro de sus tickes, pero muy pronto este problema fue resuelto por completo. El 15 de febrero de 2004, dos meses después de la introducción del sistema, se logró un número récord de tickes registrados: entre las 16:00 y las 17:00, 3.637 espectadores entraron en el pabellón para ver la competición entre HC CPL y el Alemán TBV Lemgo. Este ritmo se traduce en más de un visitante por segundo, que es un ejemplo sobresaliente de la operación excepcional de alta velocidad del sistema de control de acceso.

A medida que CPL HC avanzó firmemente hacia la final del torneo de la Liga de Campeones, la gestión del club decidió aprovechar el interés renovado de los seguidores - comenzaron su temporada de preventa de tickes mucho antes lo habitual. La ventaja adicional ofrecida por la preventa, que empezó a principios de primavera, fue que los compradores que tenían derecho a comprar los tickes al mismo tiempo para el torneo final de la Champions. Mientras tanto, el club decidió actualizar el diseño de sus tickes, los nuevos se crearon en un formato de tarjeta de crédito estándar, con impresión a todo color en el plástico. La responsabilidad total de esta tarea fue asumida por el equipo de DRAGON, totalmente equipado con las mejores impresoras y nuestro propio software soportando un control total sobre el proceso de impresión de tickes y proporcionando a cada ticke procesado por el sistema, un código de barras único compatible con la solución DRAGON Acces Control. Las impresoras que utilizamos operan con una tecnología especial de sublimación de color, que garantiza una alta calidad, resistente a las manchas. Esta durabilidad de impresión es muy importante en los casos en que los dueños de tickes deciden mantener la misma localidad durante más de una temporada. El procedimiento para la renovación para un ticke de temporada se hace casi sin esfuerzo, el titular de la localidad sólo tiene que escanear el código de barras del ticket. El resto es manejado por la solución DRAGON Venue Sports Edition de reserva de localidades para toda la temporada en el plan de asientos electrónicos, extendiendo la vigencia del código de barras en el sistema de control de acceso, la impresión de recibos, la actualización de la base de datos de marketing, etc.

¡Felicitaciones a HC CPL por concluir su temporada 2003/04 como ganadores de la Liga de Campeones! Y estamos muy contentos de informar que, en consecuencia, la temporada 2004/05 se caracterizó por una desenfrenada "euforia de balonmano." Los tickes para los partidos internacionales jugados en Celje se convirtieron en los “premios” más buscados entre los aficionados a los deportes de Eslovenia. Este renacimiento del interés público convenció a la administración del club para ofrecer tickes a través de preventas organizadas a través de 300 proveedores de la red de distribución de Mojekarte, así como a través de internet en www.mojekarte.si. Para preparar esta explosión de interés de los aficionados, antes de la temporada 2004/05 nuestro equipo DRAGON llevó a cabo la formación adicional del personal con especial énfasis en la gestión del sistema de la red de distribución de ventas, el uso de de las funciones del vale de cambio y un control en tiempo real de la distribución de la red de ventas. Junto con el cliente seleccionamos el contenido y diseño del vale.

El control de acceso automático para los visitantes del Zlatorog Hall operó como se esperaba, y validó los beneficios anticipados de print@home. La solución soporta la impresión de tickes totalmente válidos en la impresora del usuario, independientemente de que la persona compre en la web o en cualquiera de las taquillas de los proveedores. Así como los tickes se identifican mediante un único código de barras, la entrada a través de las unidades de control de acceso es posible una sola vez por cada ticke, todos los demás (duplicados) son denegados por el sistema en las puertas. Los diseños de tickes para el mismo partido pueden variar dependiendo de la ubicación y el método de compra, lo que sugiere una necesidad de formar al personal de seguridad para evitar posibles confusiones. Sin embargo, la única información que realmente importa es la recogida por el escáner, que dará validez al código de barras. La solución print@home es extremadamente eficiente y fácil de usar, sin embargo el potencial de confusión o incluso la desconfianza podría significar que el entorno Esloveno no está preparado para ello. Esta fue la razón por la que, junto con el cliente, se optó por operar un sistema de intercambio de vales, los compradores reciben los vales que deben cambiarse por el "verdadero" ticket en las taquillas del organizador. El procedimiento es muy sencillo: el cajero simplemente escanea el código de barras del vale y el sistema imprime el ticket automáticamente. Se puede argumentar que los compradores deben pagar una segunda visita a la taquilla del organizador, sin embargo, es prácticamente lo mismo que tener los tickes en su bolsillo así como los vales se pueden canjear hasta la hora de inicio del evento o incluso más tarde. Y cuando se trata de los eventos más importantes de la temporada, la verdad es que a la gente realmente no le importa si tienen vales o tickes en sus manos - sólo que tengan una localidad.

Al principio el club manifestó estar un poco en desacuerdo al poner en marcha el nuevo sistema de preventa, temiendo la posibilidad de una distribución desigual. Por eso, la dirección accedió a lanzar sólo una determinada parte al público general. Después de que se jugaran los primeros partidos internacionales, la decisión de partes se consideró inviable y sin propósito, por lo que la administración optó por cumplir con sus reservas obligatorias (invitados, patrocinadores, etc) y lanzó todos las localidades en preventa. (Sin embargo, el sistema dinámico podría haber hecho posible en cualquier momento reducir o aumentar la parte disponible en el mercado libre.) El cambio de decisión de la dirección tuvo un efecto inmediato, ya que el número de tickes de preventa aumentó poco a poco de un juego a otro.

Antes de la temporada 2005/2006, la gestión del club obtuvo tres escáneres de mano para controlar el acceso de todos los visitantes que no entraban a través de las puertas principales (invitados, VIPs, etc.) LA solución informática soporta la transferencia de todos los tickes electrónicos de "clasificación especial” en el escáner. Los escáneres se utilizan por el personal de seguridad, cuyo deber es comprobar y registrar a cualquier visitante que entrar en el pabellón desde cualquier lugar que no sean las unidades de control principal de acceso. Este control de seguridad tiene un propósito doble: llevar un registro separado de datos en la venta y uso de tickes de clasificación especial, y evita que los tickes se utilicen más de una vez.

El aspecto cuantitativo de funcionalidad en la venta de tickes se apoya en la solución DRAGON Venue Sports Edition que se puede ilustrar con los siguientes números, válidos para el período de Diciembre de 2003 hasta el fin de la temporada 2005/06: 16.904 transacciones de venta o 167.937 tickes registrados para eventos separados y 3.637 tickes de temporada. El sistema automático de control de acceso registró 50.429 entradas por las unidades de control.
El aspecto cualitativo se confirma de forma positiva por el hecho de que, durante todo el período de operación del sistema, no se produjo ni un error crítico y las pocas anomalías que se presentaron fueron atribuidas a acciones específicas determinadas, independientes de la acción humana (por ejemplo, intercambio de unidades de control entre organizadores y su traslado a lugares distintos).

RESUMEN

En la actualidad, HC CPL está utilizando los sistemas de veta de tickes mejor organizados y electrónicamente más completos en Eslovenia. El Sr. Andrej Šušteršič describe su experiencia con el sistema DRAGON: »La introducción de la venta de tickes electrónicos estuvo justificada tanto desde el punto de vista económico y organizativo, casi de inmediato. No podemos estar absolutamente seguros de que el aumento de la venta de tickes sea una mera consecuencia de la utilización del sistema, pero el hecho es que el parking está ahora lleno de coches de toda Eslovenia, lo que es sin duda el resultado de preventas bien organizadas a través de las redes de distribución y de www.mojekarte.si. La transparencia del sistema es inequívoca. Sabemos en todo momento cuántos tickes se han vendido, dónde se han vendido, cuánto dinero hemos ganado, cuántos tickes disponibles han sido lanzados, cuántas localidades se han reservado, etc. El procedimiento está mucho más simplificado, los informes se puede hacer inmediatamente tras el final del evento, el número de llamadas se ha reducido drásticamente y nuestro personal administrativo está bajo una presión mucho menor.
Admitimos que éramos bastante escépticos al principio, pero ahora podemos decir que el uso de este sistema no tiene prácticamente nada de malo, mientras que por otro lado hay muchos aspectos buenos, muy transparentes y fácilmente medibles. También apreciamos gratamente la importancia de la experiencia del equipo de DRAGON, que nos apoya durante todo el año con las actualizaciones de software y el soporte para ayudarnos a proporcionar un mejor servicio a nuestros aficionados y otros visitantes.« La secretaria del club, la Sra. Sasa Lesek, añade: »Antes de que empezáramos a utilizar el sistema había tantas cosas a tener en cuenta por la simple impresión del ticke. Es más fácil ahora, ya que todos estamos preocupados por tener papel en stock, que cuando los tickes se imprimían aquí en las instalaciones del club. Cambiar el estilo de los tickes o añadir un nuevo logotipo toma solo unos minutos. Con nuestro antiguo sistema teníamos que hacer muchos trámites administrativos, toda la información estaba escrita a mano y se almacenada manualmente. Ahora todo se maneja sin esfuerzo con el sistema DRAGON, con los informes disponibles en cualquier momento y cuando queramos. También estamos muy satisfechos con nuestro éxito de preventa. Esto ha reducido considerablemente nuestro volumen de trabajo y también ha reducido el coste – ahora es una muy común que las taquillas no tengan que estar abiertas los días de partido, ya que cada ticke ha sido comprado en la preventa!«