Blog

5 LET PARTNERSTVA POSTOJNSKE JAME in DRUŽBE PROGRAMSKI ATELJE A&Z, d.o.o. (DRAGON Ticketing)

V letu 2016 zaokrožujeta Postojnska jama d.d. in Programski atelje A&Z d.o.o. (DRAGON Ticketing) prvih pet let sodelovanja. Vsaj kar se razmer na domačem trgu tiče, je to sodelovanje obrodilo rezultate, katerih prava vrednost se bo pokazala šele čez nekaj let, ko bodo napredni koncept integrirane večopravilne informacijske platforme pričeli spoznavati tudi drugi deležniki v slovenskem turizmu. Na kakšni osnovi se ponuja ta domneva? Osredotočimo se za hip na tri turistične znamenitosti slovenskega Krasa: Postojnsko jamo, Park Škocjanske jame in Kobilarno Lipica.

Razlik, ki so nastale med njimi v minulih petih letih, je nemogoče spregledati. Če so bili leta 2011 ti trije slovenski turistični biseri približno enako zaprašeni in na primerljivih izhodiščnih položajih glede potenciala svojih produktov in svoje blagovne znamke, je naredila Postojnska jama v petih letih kvalitativni preskok na vseh področjih upravljanja in poslovanja ter močno povečala prepoznavnost svoje blagovne znamke, tako v domačem, kot v svetovnem merilu. Park Škocjanske jame je, kljub znatnim vlaganjem v infrastrukturo, ostal v upravljavskem in organizacijskem smislu tam, kjer je bil leta 2011 in vse kaže na to, da uprava tega javnega zavoda ne ve najbolje kaj bi počela z blagovno znamko Škocjanske jame in potencialom, ki ga prinaša umeščenost tega naravnega bisera na seznam svetovne dediščine pod okriljem UNESCO. Na podlagi informacij, ki so nam jih o Kobilarni Lipica v zadnjih petih letih posredovali mediji, pa je seveda možno zaključiti, da so v tem javnem zavodu naredili kar nekaj korakov nazaj, zaradi česar je eden od nekdanjih paradnih konj slovenskega turizma v tem času izgubil ves svoj lesk. Vprašanje, zakaj je temu tako, je na mestu.

Če pustimo ob strani statutarne razlike in iz njih izvirajoče specifike – na eni strani imamo namreč delniško družbo, na drugi pa dva javna zavoda – je jasno, da je razlog za nastajanje in hitro naraščanje razlik treba iskati na drugih področjih, kot so recimo: kompetence menedžmenta, znanje upravljanja poslovnih procesov ter sposobnost njihovega analiziranja in posodabljanja, upravljanje virov – še posebej človeških, komunikacijske veščine, organizacijska znanja in operativne veščine in še bi lahko naštevali. Ilustrirajmo to s primerom. Prav neverjetno je, da si lahko deležniki v dejavnosti turizma privoščijo, da svojih produktov ne promovirajo in ne prodajajo na internetu, ko pa je na spletu prisotna vsa regionalna konkurenca. Toda, če julija 2016, torej na vrhuncu turistične sezone, obiščemo spletna mesta Parka Škocjanske jame in Kobilarne Lipica, ni na njih možno kupiti ničesar. Niti vstopnice za ogled znamenitosti, kar je seveda osnova. Na spletnem mestu Postojnske jame je slika drugačna, v njihovi spletni trgovini pa je možno razen vstopnic za oglede Postojnske jame in Predjamskega gradu, kupiti tudi različne kombinirane oziroma paketirane produkte Postojnske jame, prav tako pa tudi karakteristične suvenirje, povezane z Jamo in človeško ribico. Spletna trgovina je pregledno oblikovana in enostavna za uporabo, vse informacije pa so razen v Slovenščini na voljo še v petih tujih jezikih. Opravljene nakupe je možno plačati z vsemi kreditnimi karticami ter s plačilno storitvijo PayPal.

Morda to ne izgleda posebej pomembno, toda opisan primer posredno odraža odnos menedžmenta do naprednih organizacijskih rešitev in sodobnih informacijskih tehnologij ter prepoznavanje in razumevanje svetovnih gibanj in trendov. Če smo še bolj konkretni, gre za razumevanje potreb, želja in pričakovanj sodobnih turistov ter za prilagajanje njihovi povečani mobilnosti, množični uporabi računalnikov, tablic in pametnih telefonov, fenomenu in pomenu družabnih omrežij ter novemu življenjskemu slogu sodobnih turistov.

Na vprašanje časopisa Finance iz 22. aprila 2015, kako uspeva Postojnski jami dosegati  takšno dodano vrednost na zaposlenega, odgovarja Marjan Batagelj, predsednik uprave Postojnska jama d.d., takole: »Podlaga za to je informacijska tehnologija, ki smo jo razvili do potankosti in jo dnevno dopolnjujemo. To nam omogoča, da vsak trenutek vemo koliko obiskovalcev je v jami, koliko prometa je na vsaki prodajni točki – od blagajn, trgovine, restvaracij, kavarn … Hkrati tekoče spremljamo gibanje obiskovalcev v prostoru, zato, da lahko naše osebje hitro premestimo na točke, kjer se za to pokaže potreba. Informacijska tehnologija nam omogoča tudi, da lahko naši vodje delo svojih ekip vsak dan načrtujejo na podlagi ocene o štavilu obiskovalcev. Dobimo jo tako, da v model napovedi štavila obiskovalcev za teden dni vnaprej vključujemo vremenske napovedi, pogledamo sestavo individualnih in skupinskih gostov v prejšnjih petih letih ter vse rezervacije, ki jih že imamo. Tako dobimo oceno števila obiskovalcev za posamezni dan. Tej oceni potem prilagodimo gostinstvo, trgovino, vodniško službo, dežurstva … Vse to delamo na 5% natančno, kar je za nekatere neverjetno. Vse je v informacijski tehnologiji. Ne le, da spremljamo porabo na posameznega gosta, spremljamo tudi po prodajnih mestih in po posameznih prodajalcih. Tudi nagrajevanje zaposlenih je pri nas vezano na dosežen rezultat in zadovoljstvo gostov.«

Zoran Bistrički, svetovalec v družbi Programski atelje A&Z, d.o.o.: »Povabilo k pogovorom o sodelovanju smo v podjetju sprejeli kot potrditev našega minulega dela na slovenskem trgu ter priznanje našemu produktu in znanju. Usklajevanje pogodbe in priprave na izvedbeni projekt so trajale več mesecev, sklenjeni dogovor pa se je začel operativno izvajati v novembru 2010. Končni cilj je bil, da se večopravilna platforma DRAGON Venue™ Attraction Edition uvede na delovna področja rezervacij in prodaje vstopnic ter trgovine in gostinstva ter da se pri tem zagotovi tudi elektronska validacija vstopnic na vstopu obiskovalcev v Postojnsko jamo ter avtomatski prenosi podatkov prodaje v računovodsko – finančno platformo SAP. Določeno je bilo, da bo projekt potekal po fazah, prva pa je vključevala področje rezervacij in prodaje vstopnic za oglede. Čeprav se delovni procesi na tem področju med posameznimi deležniki v dejavnosti turizma bistveno ne razlikujejo, se je v praksi pokazalo, da obstajajo v Postojnski jami mnoge posebnosti, ki so zahtevale dodatni razvoj in prilagajanje programske opreme. Da je bilo razvojno delo opravljeno dobro in da je programska oprema izpolnila potrebe, želje in pričakovanja uporabnikov, se je pokazalo že ob prvem povečanju obiska v spomladanskih mesecih predsezone, še bolj pa je to prišlo do izraza v visoki sezoni 2011, ko se je dnevno število obiskovalcev približalo ali pa je celo preseglo številko 10.000. Rezultati opravljenega dela so opogumili naročnika in že v jesenskih mesecih leta 2011 smo pričeli razvijati tudi spletno prodajo vstopnic in paketov, ki je pričela delovati zgodaj splomladi leta 2012 in brez katere si danes ni mogoče zamisliti sodobno organizirane prodaje. Druga faza implementacijskega projekta se je pričela v jesenskih mesecih 2011 in je vključevala uvajanje modula DRAGON Retail za informacijsko podporo trgovinskega poslovanja, tudi na tem področju pa je bilo potrebno opraviti veliko razvojnega dela in dodatnih prilagoditev programske opreme. Delo je bilo opravljeno kvalitetno in DRAGON Retail danes celovito podpira vse procese trgovinskega poslovanja Postojnske jame, od nabave trgovskega blaga, vskladišenja in izdelave vstopnih kalkulacij, izvajanja skladiščnih manipulacij in inventur pa vse do maloprodaje v trgovinah Postojnske jame in spletni trgovini za prodajo spominkov ter izvozov podatkov prodaje v SAP. Za tretjo fazo uvajalnega projekta je bila planirana dejavnost gostinstva, a je prišlo do spremembe predmeta pogodbe in namesto gostinstva, smo v dogovoru z naročnikom, ki je presodil, da mu bo takšna sprememba prinesla večjo dodano vrednost, pričeli razvijati programsko podporo za upravljanje človeških virov (Human Resource Management). V začetku je bila osredotočenost razvijalcev programske opreme usmerjena na izzive vodniške službe, saj je pri načrtovanju dela jamskih vodnikov potrebno upoštevati veliko število odločitvenih parametrov, zaradi česar je proces občutno zahtevnejši. Danes zagotavlja DRAGON HRM učinkovito informacijsko podporo upravljanju kadrov in načrtovanju dela, pri čemer uvaja sodobna programska oprema avtomatizacijo v tiste procese, kjer je to možno in smiselno. Takšen primer je recimo avtomatska izdelava tedenskih in mesečnih urnikov dela. Programska oprema omogoča tudi sprotno spremljanje dejanske realizacije načrtovanih del ter odstopanje od planov, zagotavlja pa tudi elektronsko evidentiranje delovnega časa in pripravo podatkov za obračun plač. Ker se poslovni sistem Postojnske jame še razvija ter povečuje obseg svojega poslovanja in ga širi na nove segmente, se bodo novi razvojni izzivi pojavljali tudi v prihodnje. Za leto 2017 se recimo že planira integracija platforme DRAGON Venue™ in hotelskega sistema ROS. Avtomatska izmenjava podatkov med sistemoma bo odpravila dvojno delo ter napake, do katerih prihaja zaradi ročnega vnašanja podatkov v dva sistema, delo zaposlenih pa bo zaradi tega preglednejše in učinkovitejše.«

V Postojnski jami d.d. so ob koncu leta 2016 ter v okviru enotne integrirane večopravilne platforme DRAGON Venue™ v rabi programski moduli za:

  • upravljanje rezervacij najavljenih skupin,
  • upravljanje rezervacij individualcev,
  • upravljanje prostorov v restavracijah,
  • prodajo vstopnic in paketov vstopnic za oglede na blagajnah Postojnske jame,
  • prodajo vstopnic in paketov vstopnic za oglede v spletni trgovini Postojnske jame,
  • upravljanje maloprodaje v trgovinah, kar vključuje tudi celovito podporo materialnega poslovanja,
  • prodajo spominkov v spletni trgovini Postojnske jame,
  • upravljanje človeških virov, kar vključuje tudi elektronsko evidenco prisotnosti na delu z evidenco delovnih ur ter pripravo podatkov za obračun plač in drugih izplačil iz naslova opravljenega dela,
  • elektronsko validacijo vstopnic in kontrolo vstopa obiskovalcev,
  • izdelavo vseh vrst materialnih in finančnih poročil,
  • izmenjavo podatkov z zalednim finančno – računovodskim sistemom SAP,
  • poglobljene analize podatkov.

Ljubljana – Postojna, december 2016

0